Bau- und Projektleiter im Kampf mit den Dokumenten

Natürlich bieten die modernen Medien einige Vorteile gegenüber der ursprünglichen Art der Dokumentation. Doch welche Ansatzpunkte bieten sich für die Akteure des Baubetriebs an? Und wie können Baubetriebler ihre Bauprojekte mit Unterstützung durch die neuen Medien besser gestalten.
Alle Akteure der Bauprojekte kommunizieren auf Basis von Dokumenten unterschiedlichster Art (Pläne, Briefe, Mails, Protokolle, Verträge und so weiter) miteinander.
Die Kommunikation, und somit ein Großteil der Dokumentation, erfolgt projektbezogen zwischen den Projektbeteiligten, losgelöst von den vertraglichen Verflechtungen. Das ist sicher im Sinne des Projektes, führt aber zu umfangreichen Konventionen, die es zwischen allen Beteiligten zu vereinbaren gilt (zum Beispiel welche Dokumente müssen dem Bauherrn zugestellt werden?). Wie finde ich ein bereits erzeugtes Dokument mit geringstem Suchaufwand?

An diesem Punkt können moderne IT-Strukturen hervorragend ansetzen und unterstützen. Die digitale Bauakte der Firma Datengut Leipzig ermöglicht beispielsweise neben der typischen Archivierungsfunktion für die Dokumentation eine intelligente Unterstützung der Bau- und Projektleitung. So können folgende Instrumente genutzt und projektspezifisch angelegt werden:
• Digitalisierung der Dokumentation unabhängig von der Art der Dokumente
• Sicherung der Daten in einem deutschen Rechenzentrum
• Ständige Verfügbarkeit der Daten rund um die Uhr
• Zuweisung von Zugriffs- und Verarbeitungsrechten für die Dokumente
• Unabhängig vom Standort können auch mobile Endgeräte Zugriffsrechte erhalten – ideale Lösungen für Baustellen
• Definition der Ablagestruktur durch die einzelnen Unternehmen möglich
• Sonderfunktionen wie Fristenkontrollen, Erinnerungen, Dateneingangs- und ausgangsverarbeitung (zum Beispiel von Rechnungen) sind möglich
• der Zugriff auf den Datenserver kann zeitgleich durch mehrere Mitarbeiter des Unternehmens erfolgen
• Suchfunktion nach Stich- und Schlagworten unabhängig vom Datenformat möglich

Ein wesentlicher Aspekt dieser digitalen Bauakte stellen aus baubetrieblicher Sicht die Archivierungs- und Suchfunktionen sowie die Sonderfunktionen dar. Der Leser kann sich damit gut die Baustelle von morgen vorstellen:
Bau- und Projektleiter, ausgestattet mit Tablets, können auf alle elektronischen Daten des Projektes in Besprechungen und bei Baustellenbegehungen zugreifen. Dadurch lassen sich Dokumente genau zum Zeitpunkt des Bedarfs sekundenschnell finden und neue Dokumente erzeugen. Und was draußen auf der Baustelle möglich ist, funktioniert im Baustellencontainer beziehungsweise im Büro natürlich auch. Doch Vorsicht, die Gefahr der Datenflut steigt immer mehr. Ziel derartiger IT-Unterstützungen ist es jedoch, das Tagesgeschäft zu vereinfachen. Folgendes Beispiel zeigt, wie die digitale Bauakte das tägliche Leben auf der Baustelle erleichtern kann:
Zur Vorbereitung einer Besprechung mit dem Bauherrn benötigt der Projektleiter kurzfristig die Behinderungsanzeigen, die er dem Bauherrn geschickt hat. Natürlich will er auch den Argumenten des Bauherrn die Luft aus den Segeln nehmen – daher sucht er zusätzlich die Inverzugsetzungen des Bauherrn. Bei der Papierdokumentation geht nun der Suchaufwand durch mehrere Ordner los. Erfahrene Bau- und Projektleiter haben sich vielleicht auch einen Ordner mit dem entsprechenden Schriftverkehr angelegt – dies erfolgt oft mittels Mehrfachablage verschiedener Dokumente (die Inverzugsetzungen und Behinderungsanzeigen müssen ebenfalls im Vertragsordner abgelegt sein). Mit der digitalen Bauakte kann durch Festlegung verschiedener Suchbegriffe schnell und einfach die gesamte Projektdokumentation durchsucht werden. Die Suchergebnisse lassen sich dann durch ergänzende Suchbegriffe weiter eingrenzen – und das alles in Sekundenschnelle. So lässt sich bereits das Suchen der notwendigen Dokumente ohne Mehrfachablage einfach gestalten.
Wie sieht das Handling mit der digitalen Bauakte auf der Baustelle aus? Mittels Tablet-PC können die Baubeteiligtem wie an ihrem Schreibtisch über das Internet auf alle Projektdaten zugreifen. Auch Planunterlagen können eingesehen werden. Im folgenden Bild ist ein Grundriss zu sehen, in dem die örtlich festgestellten Mängel eingetragen und direkt mit roten Nadeln markiert wurden.
Diese elektronischen Instrumente werden in naher Zukunft bei der jüngeren Generation selbstverständlich sein. Die „Älteren“ unter uns können sich aber auch schnell und einfach in diese Programme einarbeiten. Dadurch bieten sich ungeahnte Möglichkeiten für die Projektabwicklung. Die Zukunft der elektronischen Baustellendokumentation wird spannend – Bau- und Projektleiter sollten diese Instrumente zügig nutzen.
Vorstellen werden Prof. Render und die Datengut Leipzig GmbH & Co. KG – Anbieter von Dokumenten-Management-Software – die Kombination aus digitaler Bauakte und moderner Baustellendokumentation innerhalb einer kleinen Städtetour: Am 26. Februar 2014 Frankfurt/Main, 12. März 2014 Bonn, 27. März 2014 Hamburg und 10. April 2014 München. Mehr unter: bauevents2014.datengut.de.