Baustellen richtig abrechnen und der Geldfluss stimmt

Bonn – Die hohe Kunst der Abrechnung von Baumaßnahmen besteht laut dem staatlich geprüfter Bautechniker und Meister im Straßenbauhandwerk Tobias Pfleghar darin, keine Positionen zu vergessen und die Massen korrekt zu ermitteln. Denn nur, wenn die Straßen- und Tiefbauunternehmen alle Leistungen in vollem Umfang in Rechnung stellen, werden sie dafür bezahlt. In dieser Hinsicht kommt dem Abrechner eine zentrale Position zu. Unterstützt wird der Bautechniker aus Feldberg im Südschwarzwald dabei von MWM-Libero.

Seit 2009 setzt Pfleghar das Programm für Aufmaß, Mengenermittlung sowie Bauabrechnung des Bonner Softwarehauses MWM Software & Beratung GmbH ein, um die Baustellen seiner Auftraggeber abzurechnen. Dazu erhält er das Leistungsverzeichnis der jeweiligen Baustellen mit den Einheitspreisen, welches er mittels GAEB-Schnittstelle in MWM-Libero importiert.

Das Programm stellt das LV mit seinen Positionen und dem entsprechenden Kurztext in einer Baumstruktur auf der linken Bildschirmseite dar. Hier wählt der Bautechniker die entsprechenden Positionen aus und gibt in die am Bildschirm erscheinende Tabelle die Daten ein. Daraus ergibt sich das Ergebnis der Mengenermittlung in MWM-Libero. Tobias Pfleghar übermittelt daraufhin das ausgefüllte Leistungsverzeichnis wieder per GAEB dem Auftraggeber.

Kontinuierlicher Kontakt
In regelmäßigen Abständen, manchmal mehrmals in der Woche, besucht der Bautechniker die Baustellen zwecks Mengenermittlung. „Die Poliere stehen stark unter Druck und da können Positionen unter den Tisch fallen. So werden zum Beispiel Schilder abgebaut und vergessen und können nicht in Rechnung gestellt werden,“ erläutert der Abrechner. Daher ist es für ihn wichtig, vor Ort zu sein und die erbrachten Leistungen mit dem Polier und dem Bauleiter zu besprechen. Einmal monatlich geht er auch mit den Bauleitern die Abrechnung detailliert durch, damit keine Positionen vergessen werden.

Als Basis für die Besprechungen dient Tobias Pfleghar die in MWM-Libero erstellte Differenzliste, auch als Liste der „Über- und Unterschreitungen“ oder als „Soll-Ist Vergleich“ bezeichnet. Denn in dieser kann er die ausgeschriebenen und beauftragten Leistungsverzeichnismengen mit den erfassten oder abgerechneten Mengen darstellen. Sind zum Beispiel 20 Kubikmeter Erdaushub ausgeschrieben, aber nur drei Kubikmeter abgerechnet, fragt er nach. Pfleghar erklärt: „Immer wieder stelle ich fest, dass Arbeiten, die schnell ausgeführt werden wie zum Beispiel Handaushub, Verkehrsschilder abbauen oder Büsche roden einfach nicht aufgeschrieben werden. Mit dieser Vorgehensweise können wir sie erfassen und abrechnen.“
Da bei großen Projekten die Differenzlisten sehr umfangreich sein können, bietet das Programm die Möglichkeit, diese zu filtern. Auswertungen wie „Zeige mir nur die Positionen, die noch nicht abgerechnet sind!“ oder „Zeige mir nur die Positionen, die weniger als 90 Prozent Abrechnungssumme haben“ können so schnell erstellt werden.

Viele Einzelrechnungen
Da heute die meisten Versorgungsträger Eigenbetriebe sind, ist die Anzahl der Einzelrechnungen bedeutend höher als früher. So muss Pfleghar eine kleine Baumaßnahme in Feldberg von 2,2 Mio. Euro auf zehn Rechnungen aufteilen. Mit MWM-Libero ist das kein Problem, da sich die Maßnahme in einem Projekt befindet und Pfleghar im Bereich Kriterien, denen die Mengenansätze neben Positionen zugeordnet werden, die zehn Einzelrechnungen angelegt hat. Diese sind den verschiedenen Kostenträgern wie zum Beispiel Wasserleitungen, Kanäle, Stromversorgung, Telekom zugeordnet und das unterteilt nach Hauptleitungen und Hausanschlüssen etc. So kann die Abrechnung aufgeschlüsselt nach den entsprechenden Kostenträgern erfolgen.

Hilfreicher Memotext
Hilfreich für den Abrechner ist die Möglichkeit, zu jeder Position einen Memotext anzulegen. Bei Besprechungen auf der Baustelle hat Tobias Pfleghar immer sein Notebook dabei: „Damit dokumentiere ich Anmerkungen des Bauleiters, Kalkulators oder auch des Poliers in Bezug auf die Abrechnung der jeweiligen Positionen. Dies können Veränderungen im Bauablauf, zurückgestellte Abrechnungen, Hinweise zum Grad der Fertigstellung etc. sein.“ Zwecks Übersichtlichkeit lässt er diese Positionen automatisch in der Baumstruktur markieren und in eine interne Liste drucken. In „offiziellen“ Ausdrucken erscheinen diese Notizen allerdings nicht. Mit einer Suchfunktion kann Tobias Pfleghar auch bei großen Baumaßnahmen schnell auf seine Notizen zugreifen.
Zu Dokumentationszwecken kann er mittels einer Vorlage gezielt Memotexte mit ausgewählten Stichwörtern ausdrucken und erzeugt so einfach und schnell To-Do-Listen. „Bei langen Laufzeiten der Baustellen kann ich noch nach Jahren schnell auf meine Notizen zugreifen und diese dem Auftraggeber gegenüber dokumentieren“, meint der Abrechner.

Keine Mengen, kein Geld
Keine Mengen bedeutet kein Geld für das ausführende Unternehmen. Doch die Erfassung aller verbauten Mengen für die Rechnungsstellung kann äußerst aufwändig sein und es können schnell mehrere Hundert Seiten zusammenkommen. MWM-Libero ermöglicht neben der positionsweisen eine tabellarische Mengenerfassung. Hierbei wählt Tobias Pfleghar die gewünschten Positionen sowie Kriterienwerte. Diese stellt die Software dann tabellarisch dar. Er muss dann nur noch von Spalte zu Spalte klicken und die Werte eingeben. Diese Vorgehensweise ist wesentlich schneller und überschaubarer als die positionsweise Erfassung. Eine so erstellte Tabelle kann er auch als Vorlage auf dem Tablet nutzen und die Werte handschriftlich eingeben oder die Tabelle als Ausdruck mit auf die Baustelle nehmen. Selbstverständlich kann er, während er Eingaben tätigt, neue Positionen oder Kriterienwerte angelegen oder diese aus anderen Tabellen übernehmen.

Schnelles Arbeiten und Nachvollziehbarkeit
Mit MWM-Libero sind für den Bautechniker ein schnelles Arbeiten sowie jederzeit eine Nachvollziehbarkeit der Daten möglich. So kann Tobias Pfleghar eine einscannte Skizze an das entsprechende Aufmaßblatt anfügen und seine Bauabrechnungen nicht nur mit Fotos, sondern auch mittels PDF-Dateien dokumentieren. Auch kann er die Mengenermittlung mit einem A4-Ausschnitt aus einer CAD-Zeichnung erläutern. Das Programm ergänzt die einzelne PDF-Seite mit einer Projektüberschrift und einer neuen Seitennummer. Damit ist der komplette Ausdruck Mengenermittlung und integrierte PDF-Dateien revisionssicher beschriftet und nummeriert.

Für Tobias Pfleghar ist Abrechner ein Traumberuf. „Ich habe Kontakt mit Menschen, bin genauso auf der Baustelle wie im Büro und kann flexibel arbeiten.“ Durch das konsequente Erfassen aller Mengen und Positionen gibt er den Straßen- und Tiefbauunternehmen die Sicherheit, dass diese alle Leistungen ihren Auftraggebern in Rechnung stellen können. MWM-Libero als flexibles Programm, bei dem eine umfangreiche Funktionalität der Benutzerfreundlichkeit nicht im Wege steht, unterstützt den Straßenbauhandwerksmeister dabei optimal.

12.07.2018 von Redaktion

Erschienen in Ausgabe: Juli 2018 | Seite 38